Comprendre la légalisation des documents officiels
Avant d’entamer une traduction ou une démarche administrative, il est essentiel de vérifier si votre document doit être légalisé. La légalisation atteste de l’authenticité d’un document officiel afin qu’il soit reconnu dans un pays étranger. Ce processus, supervisé par le Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, concerne principalement les pays qui n’acceptent pas l’apostille.
Consultez ce tableau récapitulatif pour savoir si votre document doit être légalisé en fonction du pays de destination : Tableau des exigences de légalisation.
Quand un document nécessite-t-il une légalisation ?
Un document doit être légalisé lorsque :
- Il est émis en France et destiné à être utilisé dans un pays étranger.
- Il est émis à l’étranger et doit être utilisé en France.
Chaque pays ayant ses propres exigences, il est primordial de se référer aux règles en vigueur pour éviter tout refus administratif.
Faut-il traduire un document légalisé ?
Une fois la légalisation confirmée, il faut déterminer si une traduction est nécessaire. Si le pays destinataire a une langue officielle différente de celle du document, une traduction assermentée sera généralement requise.
Exemple : Si vous envoyez un document légalisé en Guinée, une traduction ne sera pas nécessaire puisque le français est une langue officielle du pays. En revanche, pour un envoi au Kenya, une traduction en anglais sera exigée.
Avant de procéder à une traduction, vérifiez toujours les exigences du pays concerné afin d‘éviter toute démarche inutile.
Pays et exigences en matière de légalisation
Les exigences en matière de légalisation varient selon les pays. Certains exigent systématiquement une légalisation pour tout document officiel, tandis que d’autres bénéficient d’exemptions partielles ou totales.
1. Pays exigeant la légalisation pour tous les documents
Les documents destinés aux pays suivants doivent obligatoirement être légalisés, sans possibilité d’exception :
- Afghanistan, Angola, Bangladesh, Bhoutan, Cambodge, Comores, Congo (Rép. Démocrat.), Corée du Nord, Cuba, Égypte, Émirats Arabes Unis, Érythrée, Éthiopie, Gambie, Ghana, Guinée, Guinée Bissao, Guinée Équatoriale, Haiti, Irak, Iran, Jordanie, Kenya, Koweït, Laos, Liban, Libye, Malaisie, Maldives, Micronésie, Mozambique, Myanmar, Nauru, Népal, Nigeria, Ouganda, Papuasie Nouvelle Guinée, Qatar, Saint-Siège (Vatican), Salomon, Sierra Leone, Somalie, Soudan, Soudan du Sud, Sri Lanka, Syrie, Taïwan, Tanzanie, Territoires palestiniens, Thaïlande, Timor oriental, Turkmenistan, Tuvalu, Yémen, Zambie et Zimbabwe.
2. Pays partiellement exemptés de légalisation et d’apostille
Certains pays acceptent l’apostille pour certains documents, mais exigent encore une légalisation pour d’autres types de documents. Par exemple, au Brésil et au Mexique, certains documents peuvent être apostillés, mais d’autres nécessitent encore une légalisation.
3. Pays entièrement exemptés de légalisation et d’apostille
Les documents émis dans les pays suivants sont entièrement reconnus sans nécessiter ni légalisation ni apostille :
- Allemagne, Autriche, Belgique, Bénin, Bulgarie, Croatie, Danemark, Estonie, Hongrie, Irlande, Italie, Lettonie, Maroc, Niger, République tchèque, Roumanie, Slovaquie, Slovénie et Togo.
Comment faire une demande de légalisation ?
Premièrement, pour demander une légalisation, il est nécessaire de remplir le formulaire officiel mis à disposition par le Ministère. Attention : seules les traductions originales sont acceptées.
Traduction des documents légalisés
Si le français n’est pas une langue officielle du pays destinataire, une traduction assermentée sera requise. La traduction devra être légalisée en même temps que le document original pour être reconnue officiellement.
Comment se déroule actuellement la légalisation des traductions en France ?
Jusqu’à la réforme prévue en 2025, le processus suit deux étapes :
- Une légalisation initiale effectuée par le Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères.
- Une super-légalisation réalisée par la représentation diplomatique ou consulaire du pays de destination en France.
Quelles sont les conditions pour légaliser une traduction ?
Pour être légalisée, une traduction doit impérativement :
- Porter la signature originale d’un traducteur assermenté.
- Être présentée dans son format original.
Points essentiels pour les traducteurs
Ensuite, lors de la soumission d’une traduction à la légalisation, il est important de respecter les règles suivantes :
- Documents originaux obligatoires : Les copies numériques, telles que les fichiers PDF, ne sont pas acceptées.
- Apposition du cachet officiel : Le cachet du traducteur doit figurer sur le document original et inclure son nom ainsi qu’un numéro d’identification unique correspondant à celui figurant sur la traduction.
- Légalisation de la signature : A ne pas confondre avec la légalisation du document original, la signature du traducteur sur sa traduction doit être légalisée par un notaire ou en mairie. C’est une démarche effectuée par le traducteur assermenté.
Comment obtenir une traduction assermentée conforme aux exigences de légalisation
Vous pouvez commander une traduction assermentée d’un document officiel français sur notre boutique en ligne Trad24.com. Assurez-vous de cocher l’option « légalisation, copie envoyée par courrier » pour couvrir les frais supplémentaires d’authentification de signature et d’envoi en courrier recommandé. Vous devrez également nous envoyer ou nous remettre en main propre à Nice le document original afin que nous puissions le tamponner. Si vous avez besoin de la traduction certifiée et du document original en moins de 7 jours, nous vous conseillons de nous envoyer l’original via Chronopost et d’inclure une enveloppe Chronopost pour que nous puissions vous le renvoyer.
La réforme de 2025 : quels changements pour la légalisation ?
En 2025, des modifications importantes simplifieront le processus de légalisation des documents publics français, y compris les traductions :
- À partir du 1er mai 2025 : Les notaires délivreront des apostilles pour les documents publics français, y compris les traductions, destinés à l’étranger.
- À partir du 1er septembre 2025 : Les notaires prendront également en charge la légalisation des documents publics français, y compris les traductions, pour une utilisation à l’étranger.
Cas particuliers pour les traducteurs
- Au sein de l’Union européenne : Depuis le 16 février 2019, le règlement (UE) 2016/1191 a supprimé l’obligation de légalisation pour certains documents publics, y compris les traductions certifiées, circulant entre États membres.
Légalisation des traductions étrangères pour une utilisation en France
Lorsque des traductions réalisées à l’étranger doivent être utilisées en France, la procédure suit deux étapes :
- Une première légalisation réalisée par l’autorité compétente dans le pays d’origine.
- Une seconde légalisation effectuée par l’ambassade ou le consulat français dans ce même pays.
Vous pouvez également faire traduire un document légalisé d‘un autre pays ou un document apostillé par un traducteur assermenté établi en France. Assurez-vous que le traducteur figure dans l‘annuaire du site de la CNCEJ.
Exemple : Légalisation d’une déclaration de propriété intellectuelle traduite
Imaginons le cas d’un inventeur français qui doit utiliser sa déclaration de propriété intellectuelle au Kenya, un pays exigeant une légalisation.
Étape 1 : Traduction
L’inventeur engage un traducteur assermenté en France pour traduire la déclaration du français vers l’anglais. Le traducteur réalise la traduction et appose son tampon officiel sur le document original en français ainsi que sur la traduction en anglais. Le tampon inclut :
- Le nom complet du traducteur
- Son numéro d’identification unique
- La mention « Traduction certifiée du français vers l’anglais »
Étape 2 : Légalisation de la signature du traducteur
Le traducteur fait légaliser sa signature sur sa traduction assermentée par un notaire ou à la mairie.
Étape 3 : Demande de légalisation du document original et sa traduction
L’inventeur ou le traducteur soumet :
- L’original de la déclaration de propriété intellectuelle en français
- La traduction certifiée en anglais
- Le formulaire de demande de légalisation dûment rempli
- La preuve de paiement des frais de légalisation
au Bureau des Légalisations du Ministère des Affaires étrangères en France.
Étape 4 : Légalisation par le Ministère
Le Ministère vérifie l’authenticité de la déclaration de propriété intellectuelle et la signature du traducteur assermenté et appose son cachet pour les certifier.
Étape 5 : Légalisation par l’ambassade du Kenya
L’inventeur se rend ensuite à l’ambassade du Kenya en France pour faire procéder à la légalisation finale des documents.
Résultat
L’inventeur dispose désormais d’une traduction assermentée en anglais, légalement reconnue, de sa déclaration de propriété intellectuelle, prête à être utilisée au Kenya.
Bureau des légalisations
Le bureau des légalisations du Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères est uniquement habilité à légaliser les actes publics français ainsi que les documents privés certifiés au préalable par une autorité publique française, lorsqu’ils sont destinés à être utilisés à l’étranger.
Les documents recevables sont les suivants :
- Actes administratifs
- Actes de l’état civil
- Actes délivrés par des organismes européens et des organisations internationales
- Actes judiciaires (jugements de divorce, etc.)
- Actes notariés
- Actes sous seings privés (statuts, procurations, documents commerciaux etc.)
- Carte Nationale d’identité, passeport, livret de famille
- Certificats médicaux
- Certificats de nationalité française
- Extraits de casier judiciaire (bulletin n°3)
- Les textes législatifs et règlementaires français
- Diplômes français d’établissements publics et privés
- Kbis
En résumé
La légalisation est une procédure clé pour garantir la reconnaissance internationale des documents officiels. En respectant les directives du Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, vous pouvez vous assurer que vos documents et leurs traductions assermentées sont authentifiés et acceptés à l’étranger.
La réforme de 2025 promet de rendre le processus plus simple et plus accessible. Pour éviter tout obstacle, il est essentiel de rester informé des exigences spécifiques de chaque pays et de chaque type de document. Grâce à une légalisation en bonne et due forme, les traducteurs peuvent offrir à leurs clients des documents certifiés, authentiques et prêts à être utilisés à l’international.
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